Transcribeer je gesprekken nog handmatig? Of kies je er voor om geen transcripten te maken, omdat het zoveel werk is? Dat kan tegenwoordig slimmer. Met VeiligNotuleren zet je elk gesprek automatisch om in een duidelijke transcriptie. Goede opnamekwaliteit is cruciaal voor een nauwkeurige transcriptie, ongeacht of je handmatig of automatisch werkt. VeiligNotuleren is geschikt voor verschillende soorten content, zoals audio- en videobestanden, en zorgt ervoor dat je digitale media snel en efficiënt kunt omzetten naar tekst.
Inhoudsopgave
Waarom een gesprek transcriberen een goed idee is
Als je regelmatig vergaderingen voert, interviews afneemt of gesprekken met klanten voert, is het verstandig om op te slaan wat er is gezegd. Denk bijvoorbeeld aan het transcriberen van een interview, een vergadering of een ander belangrijk gesprek. Als je alles probeert te onthouden, is de kans groot dat je toch zaken vergeet of vergissingen maakt. Dat kan leiden tot problemen.
Bij veel bedrijven maakt men tijdens gesprekken slechts een paar notities. Ook dat is niet ideaal. Losse woorden op een kladblok verliezen na een tijdje hun betekenis als de context niet meer scherp is. Dan moet je zaken opnieuw vragen en dat kost natuurlijk tijd en moeite. Bij het gesprek transcriberen kun je kiezen voor een letterlijke transcriptie, waarbij alle woorden, inclusief ‘uh’ en stotteren, worden uitgeschreven, of voor een ‘clean read’, waarbij de tekst wordt gecorrigeerd en leesbaarder gemaakt. De keuze tussen deze twee vormen is belangrijk, afhankelijk van het doel van het transcript: voor juridische nauwkeurigheid is een letterlijke transcriptie vaak vereist, terwijl voor interne verslaglegging een clean read meestal volstaat.
Met VeiligNotuleren start je een opname van een gesprek en genereer je vervolgens met één druk op de knop een volledig transcript. Dat kost nauwelijks tijd, is weinig moeite en voorkomt vergissingen. We zetten nog een paar voordelen van automatische transcripten op een rij.
Meer overzicht dankzij een volledig transcript
Bij de meeste vergaderingen, interviews of strategiesessies komen er veel onderwerpen aan bod. Bij een automatisch transcript ben je er zeker van dat alles vastgelegd wordt. We zetten de audio automatisch om in tekst en zodoende hoef je dus ook niets meer uit te typen. Voor een optimale vindbaarheid en duidelijkheid is het belangrijk om tijdstempels toe te voegen en sprekers te labelen. Door het labelen van sprekers en het consequent gebruiken van tijdstempels, kun je snel terugvinden wie wat heeft gezegd en op welk moment.
In het transcript kun je ook gemakkelijk zoeken op bepaalde woorden om fragmenten van het gesprek snel terug te vinden. In plaats van losse notities heb je nu gestructureerde documenten die je kunt bewerken, exporteren en delen.
Meer duidelijkheid door hoge nauwkeurigheid
Handmatig transcriberen is tijdrovend en foutgevoelig werk, zeker als er sprake is van meerdere sprekers of als er complexe onderwerpen besproken worden. Onze slimme software neemt alles op en geeft een nauwkeurig verslag van wat er daadwerkelijk gezegd is.
Hierbij is er ook sprake van spraakherkenning. Zo zie je precies wie wat gezegd heeft. VeiligNotuleren werkt in meerdere talen, waaronder Engels. Zo maakt het dus niet uit of er Nederlands of Engels gesproken wordt in de audio-opnamen.
Een besparing van tijd en kosten
Wie audio naar tekst omzet is veel tijd kwijt. Een uur aan audio verwerken kan al gauw twee tot drie uur kosten. Dat is natuurlijk zonde in dit digitale tijdperk, want het hoeft niet meer tijd te kosten dan een paar seconden.
Ook het uitbesteden van het maken van transcripties is dus niet meer nodig. Veel bedrijven werken met een externe partij voor het maken van gespreksverslagen. Met onze software gaat alles automatisch, veilig en snel. Gesprekken laten transcriberen is dus verleden tijd.
Transcriberen in Microsoft Word of met Microsoft Edge?
Veel organisaties werken in de omgeving van Microsoft. En hoewel Microsoft wel functionaliteiten biedt om spraak om te zetten naar tekst, loop je hierbij vaak tegen beperkingen aan. Zeker als je waarde hecht aan privacy, beveiliging en opslag.
Bij standaardoplossingen van grote partijen als Microsoft kan het namelijk zo zijn dat je audiobestanden extern verwerkt en opgeslagen worden. Als je vertrouwelijke informatie bespreekt, is dat geen prettig idee. Zo kan het namelijk ooit op straat komen te liggen.
Bij VeiligNotuleren zorgen we voor een maximale beveiliging en een lokale opslag. Jij bepaalt met wie je audiobestanden of transcripties deelt. Verder heeft niemand daar iets mee te maken. Dat is ook belangrijk om regels met betrekking tot privacy na te leven.
Hoe VeiligNotuleren automatisch transcripties maakt
Een gesprek opnemen en transcriberen met VeiligNotuleren is gemakkelijk. We leggen je in een paar eenvoudige stappen uit hoe het werkt.
Stap 1: Start de app
Je opent de app van VeiligNotuleren op je telefoon, tablet, laptop of pc. Je kan het zowel gebruiken tijdens vergaderingen op locatie als bij online meetings. In beide gevallen werkt alles vanuit een beveiligde omgeving.
Stap 2: Neem het gesprek op
Je kan aangeven waar het gesprek over gaat en wie er bij zijn. Vervolgens start je de opname. Je kan ook eerder gemaakte audiobestanden uploaden. De software herkent wat er wordt gezegd en wie er aan het woord is.
Stap 3: Genereer de transcriptie
Als je de opname stopt, genereert VeiligNotuleren de transcriptie. Je kan een transcript in diverse templates gieten. Zo past het precies bij de werkwijze van je organisatie. Die flexibiliteit vinden we belangrijk bij VeiligNotuleren.
Stap 4: Bewerk of vul aan
Ook op het gebied van de tekst van de transcriptie leggen we de nadruk op flexibiliteit. Na het genereren kun je namelijk altijd nog gedeeltes verwijderen, toevoegen of aanpassen. Op deze manier kun je je eigen aantekeningen toevoegen en accenten leggen.
Stap 5: Deel of exporteer
Is het transcript in orde? Dan kun je het downloaden in verschillende formaten, zoals TXT, DOCX en SRT. Het SRT-formaat is ideaal voor het genereren van ondertitels voor audio- en videobestanden. Je kan het transcript ook eenvoudig delen via een link met je collega’s, gesprekspartners of anderen. Dat is helemaal aan jou. Wij zorgen voor de veilige opslag en dat kan ook in jullie eigen omgeving van Microsoft Azure.
De voordelen van VeiligNotuleren op een rij
VeiligNotuleren heeft veel voordelen ten opzichte van standaardoplossingen op het gebied van spraak omzetten naar tekst. We nemen de belangrijkste punten met je door.
Gemakkelijk in gebruik
Werkelijk iedereen kan VeiligNotuleren gebruiken. De software is intuïtief en het is simpel om audio te uploaden, sprekers te selecteren, notities toe te voegen en meer. Zelfs nieuwe gebruikers kunnen binnen een paar minuten aan de slag.
Lokale opslag en maximale beveiliging
Bij VeiligNotuleren is beveiliging geen bijzaak. Alles draait op servers binnen Europa, er zijn geen externe partijen bij betrokken en je hebt de volledige controle over je data. Bovendien monitoren we de beveiliging continu.
Conform AVG en AI-Act
VeiligNotuleren is volledig in overeenstemming met de AVG-wet en de AI-act. Dit betekent dat het gehele proces van opslag en verwerking voldoet aan de geldende wet- en regelgeving. Er zijn geen grijze gebieden, alles is volledig transparant.
Templates voor elk gesprek
Ieder gesprek is weer anders. Daarom kun je kiezen uit allerlei templates. De ene template is bijvoorbeeld ideaal voor een HR-gesprek, terwijl de andere perfect past bij een brainstormsessie. Jij kiest per gesprek de structuur die aansluit bij jouw doelstellingen.
Integratie met Office365
Als je al werkt met producten van Microsoft, dan sluit VeiligNotuleren daar naadloos op aan. We kunnen een koppeling maken met Microsoft Azure. Zo is het nog eenvoudiger om bestanden in populaire audioformaten te exporteren en te delen. Bovendien scheelt het geen gedoe met een Google Drive.
Start vandaag met spraak omzetten naar tekst
Wil je automatische transcripties met een hoge nauwkeurigheid? We leggen je graag alles over VeiligNotuleren uit tijdens een persoonlijke demo van ongeveer 30 minuten. Dan laten we je zien hoe alles werkt, verdiepen we ons in jouw organisatie en beantwoorden we al je vragen.
