Privacyverklaring VeiligNotuleren

1. Inleiding

Deze privacyverklaring is van toepassing op de diensten van VeiligNotuleren. Wij hechten groot belang aan de bescherming van uw privacy en persoonlijke gegevens. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen en hoe we deze gebruiken.

2. Verwerking van Persoonsgegevens

2.1 Welke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen en verwerken de volgende persoonsgegevens:

• Voornaam
• Achternaam
• E-mailadres
• Gebruikersnaam
• Titels van notities (indien opgeslagen)

2.2 Wat wij niet opslaan

Wij slaan standaard niet op:

• Transcripten van vergaderingen
• Audiobestanden
• Notities van vergaderingen

2.3 Optionele gegevensopslag

• Notities kunnen worden opgeslagen indien deze functie expliciet wordt geactiveerd
• Deze keuze kan op elk moment worden gewijzigd

3. Doel van Gegevensverwerking

Wij verwerken uw persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:

• Het faciliteren van gebruikerstoegang tot het platform
• Het mogelijk maken van communicatie tussen gebruikers
• Het verlenen van technische ondersteuning
• Het verbeteren van onze dienstverlening

4. Technische Infrastructuur

4.1 Servers en Locatie

• Onze servers staan in Frankfurt, Duitsland
• We maken gebruik van Supabase als hosting provider
• Alle data wordt binnen de EU verwerkt

4.2 AI-verwerking

• We maken gebruik van Azure OpenAI en OpenAI voor het genereren van samenvattingen
• AI-verwerking gebeurt conform de AVG/GDPR-richtlijnen

5. Beveiliging

5.1 Technische Beveiligingsmaatregelen

• Two-factor authenticatie (2FA) voor gebruikerstoegang
• Data-encryptie (AES-256) voor opgeslagen gegevens
• TLS-encryptie voor gegevensoverdracht
• DDoS-bescherming via Cloudflare
• Regelmatige penetratietesten en beveiligingsaudits

5.2 Beveiliging en richtlijnen

Wij werken volgens de richtlijnen en best practices van ISO 27001 en ISO 9001 en verwerken persoonsgegevens in lijn met de AVG/GDPR. Onze hosting provider Supabase biedt daarnaast:

• Dagelijkse back-ups voor betaalde accounts

6. Gegevensbewaartermijn

• Gebruikersgegevens worden bewaard zolang het account actief is
• Na beëindiging van het account worden gegevens binnen 30 dagen verwijderd
• Optioneel opgeslagen notities worden verwijderd volgens de door de klant ingestelde bewaartermijn

7. Uw Rechten

U heeft de volgende rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens:

• Recht op inzage
• Recht op correctie
• Recht op verwijdering
• Recht op dataportabiliteit
• Recht op beperking van de verwerking
• Recht van bezwaar

8. Gegevensuitwisseling met Derden

• Wij delen geen persoonsgegevens met derden, tenzij dit wettelijk verplicht is
• Technische dienstverleners (zoals Supabase) hebben toegang tot data onder strikte voorwaarden en verwerkersovereenkomsten

9. Onze Website

Naast onze dienst verwerkt ook onze website enkele gegevens:

• Voor websitestatistieken gebruiken wij Google Analytics (via Google Tag Manager). Deze worden pas geladen nadat u toestemming geeft in de cookiebanner.
• Wanneer u ons contactformulier invult, worden die gegevens verwerkt door Web3Forms om uw bericht bij ons af te leveren.
• Voor het inplannen van een demo gebruiken wij TidyCal.

Meer details over cookies en deze diensten leest u in ons cookiebeleid.

10. Contact

Voor vragen over deze privacyverklaring of uitoefening van uw rechten kunt u contact met ons opnemen:

VeiligNotuleren
Arthur van Schendelstraat 221, 3511 MC Utrecht
E-mail: info@veilignotuleren.nl
Telefoon: +31 30 890 34 00

11. Wijzigingen

• Wij behouden ons het recht voor deze privacyverklaring aan te passen
• Belangrijke wijzigingen worden direct aan gebruikers gecommuniceerd
• De meest recente versie is altijd beschikbaar op onze website

Laatst bijgewerkt: 1 september 2026